Ako písať efektívne emaily?

Určite ste už počuli príslovie „Nezáleží na tom, čo povieš, ale ako to povieš“. Pri emailovej komunikácií nemáme k dispozícii veci ako tón hlasu, neverbálnu komunikáciu a možnosť okamžite vidieť reakciu druhej strany či dostala a rozumela naše informácie tak, ako sme ich chceli komunikovať. Emailová komunikácia musí byť ešte o to efektívnejšia a zrozumiteľnejšia. V opačnom prípade sa alebo nedočkáme odpovede, alebo si namiesto dvoch emailov s dotyčnou osobou vymeníme 8 správ kým sa dohodneme. 

Raz ako email pošlete, už to nevezmete naspäť

Samozrejme neriešime funkcie ako „oneskorené odoslanie“, ktoré Vám dá 30 sekúnd alebo iný nastavený čas na to, aby ste poslanie emailu zrušili.

Ide skôr o to, že emaily je ľahké preposielať. Raz ako email pošlete a ten dorazí k adresátovi, nič (možno okrem etiky) mu nebrání tento email komukoľvek preposlať – kamarátovi, Vašej konkurencii, novinárovi, komukoľvek. Preto je dôležité najmä v profesionálnej komunikácii písať obsah, ktorý nie je nevhodný, dôverný, príliš osobný, žoviálny alebo dokonca posmešný. V nesprávnych rukách môže poškodiť Vašu reputáciu, dobré meno alebo aj biznis.

Hlavný účel emailu

Pre napísanie efektívneho emailu je v prvom rade dôležité vedieť. aký je jeho účel. Môže to byť čokoľvek, ale typicke je to jedna z dvoch vecí: informovať alebo niečo potvrdiť.

Príklad informačného emailu je zhrnutie stretnutia, informácia o progrese v rámci nejakého projektum, zdieľanie dokumentu alebo informáciu, a podobne.

Príkladom potvrdzujúceho emailu je potvrdenie schôdzky, získanie informácie od kolegu, žiadosť o cenovú ponuku a podobne.

Očakávaná reakcia na email

Ak vieme aký je účel emailu, vieme aj akú odpoveď očakávame. Či už je to potvrdenie stretnutia, získanie cenovej ponuky alebo podobne. Správne napísaný email však túto časť nenecháva na domýšľavosť príjemcu, ale o želanú akciu jasne požiada:

„Prosím dajte mi vedieť, či Vám navrhovaný termín stretnutia vyhovuje.“

„Prosím o zaslanie cenovej ponuky najneskôr do 31.mája.“

Rýchla kontrola

Pre odoslaním si email ešte raz prečítajte. Nezmysly a preklepy často vzniknú ak dodatočne upravujete už napísaný text alebo formuláciu.

Kedy email nie je efektívna forma komunikácie

Ak potrebujete odpoveď rýchlo, zvážte telefonát alebo osobný rozhovor. Niektorí ľudia si schránky kontrolujú len sporadicky.

Keď si téma žiada podrobnú diskusiu či brainstorm, komunikácia emailom bude zdĺhavá – zaberie veľa času na písanie, čítanie aj pri čakaní na odpoveď.

Niektoré, najmä nepríjemné, konverzácie je lepšie vyriešiť osobne. Email Vám síce možno ušetrí priamu konfrontáciu, ale protistrana si z toho môže odniesť negatívnejšie pocity ako z osobného rozhovoru.

Pár bodov na záver

Email má byť čo najkratší, príjímateľ ho s veľkou pravdepodobnosťou bude čítať cez mobil.

Ak email obsahuje viacero tém či položiek, použite odrážky alebo číselný zoznam pre sprehľadnenie.

Formálnosť a tón správy nezabudnite prispôsobiť situácii.

Ak píšete zákazníkom, dodržujte štýl písania, ktorý je konzistentný s kultúrou značky.

Vyhýbajte sa zneisťovaniu. Ak píšete svoj názor, napíšte radšej aký je a prečo si to myslíte. Ak budete používať slová ako „mám taký pocit“, „mohlo by to byť“, „asi“ … budete pôsobiť nerozhodne. Príklad: namiesto „mám pocit, že zelená sa sem nehodí“ povedzte radšej „zelená je málo kontrastná s pozadím“.

Prehnané používanie VEĽKÝCH písmen a výkričníkov pôsobí vizuálne rušivo a môže pôsobiť agresívne.